Consejos para un evento virtual atractivo

Las organizaciones de todo el mundo y de todas las industrias se han visto obligadas a cancelar o reformatear sus eventos, muchos de los cuales son fundamentales para el éxito de la propia organización.

Tips for Virtual Events

Si bien la pandemia de COVID-19 puede no tener precedentes, nuestro equipo tiene décadas de experiencia en la coordinación de eventos. Aquí hay nueve consejos para crear un evento virtual atractivo en el que las partes interesadas querrán participar:

HAGA LAS PREGUNTAS CORRECTAS

Al crear un evento virtual, aún se aplican las reglas estándar de planificación de eventos. Comience con el desarrollo de una estrategia y objetivos para el evento, luego deje que comience la planificación. Para asegurarse de que todas sus bases estén cubiertas, responda las siguientes preguntas:

      • ¿Qué tipo de experiencia quieres entregar?
      • ¿Cuál es la mejor plataforma para el evento?
      • ¿El evento será en vivo, grabado o ambos?
      • ¿El evento requerirá registro?
      • ¿Dónde vivirá la presentación después del evento?
      • ¿Cómo medirás el éxito?
CONSULTA TU TECNOLOGÍA

No importa cuán minuciosa sea su planificación, con frecuencia surgen problemas de última hora antes de cualquier evento. Es crucial tener un equipo técnico en espera para solucionar cualquier problema potencial. Antes del evento, pruebe su conexión a Internet, cámaras, micrófonos y ejecute su presentación; básicamente, haga un ensayo general. Una revisión completa le permitirá a usted y a su equipo identificar y resolver cualquier problema.

Esté preparado para que algunos participantes tengan problemas con la tecnología. Al comienzo de cualquier evento, asegúrese de proporcionar a los asistentes información sobre qué hacer si se encuentran con un problema, como una página de preguntas frecuentes, una línea directa para llamar o una persona designada para enviar un mensaje.

ELIGE LA MEJOR PLATAFORMA PARA TU EVENTO

El lugar adecuado es clave para los eventos. En el mundo virtual, lo mismo puede decirse de las plataformas de video. Elegir una plataforma que sea fácil de usar y cumpla con los criterios para su evento es crucial cuando desea ofrecer un evento sin problemas. Para garantizar una experiencia sin preocupaciones, recomiendo elegir una plataforma que no requiera que los asistentes descarguen software para asistir al evento y asegurarse de que la plataforma esté disponible en cualquier dispositivo (computadora, tableta, teléfono, etc.).

ASEGURAR EL EMCEE ADECUADO

Es un reto mantener la energía y el interés durante una larga conferencia o presentación. Un buen MC sabe cómo involucrar a la gente, cómo controlar el ritmo de la ceremonia y cómo hacer que la audiencia regrese después de los descansos. Tener un buen MC también alivia la presión del equipo del proyecto, lo que les permite concentrarse en ejecutar un evento fluido y no preocuparse por entretener a la audiencia.

PROMOCIÓN DE EVENTOS

Al igual que un evento en vivo, debe generar interés. Determine qué hace que su evento sea único e incorpore ese punto de venta único en su estrategia promocional. Debe interactuar con su audiencia potencial mucho antes del evento. Puede hablar sobre la logística, lo que los asistentes pueden esperar, información sobre los oradores principales y los recursos de la presentación.

Siempre que sea posible, anime a los asistentes a enviar preguntas, votar por los temas que más les interesen o crear una encuesta. La recopilación de esta información le permite personalizar su evento en función de los comentarios de los participantes y establece la comunicación entre el anfitrión y el participante.

INCORPORE ROMPEHIELOS

Con las reuniones en persona, hay amplias oportunidades para conversaciones orgánicas y creación de conexiones. Es mucho más difícil establecer un entorno de networking durante un evento virtual. Los rompehielos divertidos y alegres son una excelente manera de conectar a los asistentes remotos y al mismo tiempo crear una atmósfera informal. Mantenga su rompehielos universalmente identificable y concéntrese en temas neutrales como gato o perro, vacaciones favoritas, comida favorita, etc.

UTILIZAR CARACTERÍSTICAS INTERACTIVAS

Fomentar la participación activa puede ser un desafío. Afortunadamente, existen herramientas interactivas como encuestas, sesiones de preguntas y respuestas y salas de chat que permiten a los participantes interactuar con el anfitrión y entre ellos. Durante su evento, divida el contenido de su presentación incorporando videos, infografías y fotos. Después del evento, puede animar a los participantes a compartir fotos usando un hashtag personalizado.

RECOLECTAR COMENTARIOS

La retroalimentación es una parte fundamental para mejorar su estrategia de eventos a largo plazo. Pregunte a los asistentes qué disfrutaron más, qué no les gustó y qué les gustaría ver en su próximo evento. Esta retroalimentación le permite continuar mejorando su evento para que pueda involucrar mejor a su audiencia, aumentar la asistencia y establecer conexiones.

También es importante tener en cuenta los comentarios internos del equipo. Después de que finalice el evento, organice una reunión informativa donde el equipo pueda discutir qué salió bien, qué se puede mejorar y las técnicas para probar en el próximo evento.

SEGUIMIENTO POST-EVENTO

El compromiso no termina con el evento. El compromiso puede continuar mientras su audiencia esté comprometida y activa. Continúe promocionando el evento publicando la grabación del evento en su sitio web y enlácelo a sus canales de redes sociales. Ofrezca mercadería y anime a quienes asisten a la conferencia o compraron mercadería a compartir fotos usando un hashtag personalizado.